Инвентаризация. Порядок проведения и бухгалтерский учет итогов

31. 10. 2017 | Buhscheta.ru

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организациям необходимо проводить инвентаризацию имущества и обязательств. При инвентаризации проверяется соответствие фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета.

Правовое регулирование вопросов проведения инвентаризации осуществляется на основе Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным
Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26, утвердившего  формы по учету результатов инвентаризации.

Согласно пункту 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 (далее - Методические указания), основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете финансовых обязательств.

В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка нематериальных активов, основных средств, финансовых вложений, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства и расходов будущих периодов, денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности, расчетов с поставщиками, покупателями, налоговыми органами и фондами, расчетов с прочими дебиторами (кредиторами), резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов, активов и обязательств  компании.

В соответствии с требованиями Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике. Руководитель организации должен установить количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.

До начала составления годовой отчетности все организации обязаны провести инвентаризацию своего имущества, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

При этом установлено, что инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Кроме того, предусмотрено проведение инвентаризации в случае:

передачи имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• смене материально ответственных лиц;
• выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• реорганизации или ликвидации организации;
• в иных, предусмотренных законодательством Российской Федерации, случаях.

Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22, в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, инвентаризуемое имущество, сроки и причина проведения инвентаризации, иные сведения.

В состав инвентаризационной комиссии могут включаться работники администрации, бухгалтеры, другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.). Председатель инвентаризационной комиссии назначается руководителем, как правило, один из заместителей руководителя либо руководителей подразделения. Возможно участие в составе инвентаризационной комиссии приглашенных специалистов. При этом количественный состав инвентаризационной комиссии определяется руководителем организации самостоятельно. При отсутствии любого члена комиссии результаты инвентаризации могут быть признаны недействительны.

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным. В соответствии с требованиями Методических указаний материально ответственные лица дают расписку по утвержденной форме о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Согласно Методическим указаниям председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационные описи товаров  не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах. Подготовленные инвентаризационные описи товаров раздаются всем материально-ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

На следующем этапе проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Для учета результатов натуральной инвентаризации составляется инвентаризационная опись, как правило,  в двух экземплярах. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. При обнаружении ошибок их исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строки в описях не допускаются, последние строки прочеркиваются. В инвентаризационные описи денежные оценки имущества и обязательств вносятся по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

Далее производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. При выявлении разницы инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей материально ответственные лица представляют объяснения. Кроме того, если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

На последней странице описи должна делается  отметка о проверке цен и пр. , а также подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационные описи.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации используются следующие формы документов:

Основные средства - инвентаризационная опись ОС  по форме № ИНВ-1 и сличительная ведомость инвентаризации ОС  по форме № ИНВ-18;

по материально-производственным запасам – инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3, акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных по форме               № ИНВ-4,  сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ  по форме № ИНВ-19;

по расходам будущих периодов – акт инвентаризации расходов будущих периодов  по форме  № ИНВ-11;

по кассе – акт инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15;

по ценным бумагам и бланкам строгой отчетности (БСО) – инвентаризационная опись ценных бумаг и БСО по форме № ИНВ-16;

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17.

В соответствии с пунктом 5.4. Методических указаний инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации по форме  № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»,  в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете.

В ведомости учета результатов инвентаризации вносятся все предложения комиссии. Указанную ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они подлежат хранению не менее 5 лет.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

По результатам инвентаризации составляются следующие проводки::